Lo staff riceve già i dati essenziali e non deve ricostruire ogni richiesta pezzo per pezzo.
Il risparmio orario è il ritorno più prevedibile.Per sito, WhatsApp, form e richieste social
Richieste più chiare prima che lo staff risponda
Un sistema per il primo contatto odontoiatrico: raccoglie informazioni essenziali, classifica le richieste per priorità e invia allo staff una scheda operativa. Non fa diagnosi, non dà consigli clinici e non sostituisce la segreteria.
Nessuna diagnosi
Nessun consiglio clinico
Handoff umano
Lo staff resta al centro
Richieste pazienti
09:42
Motivo della richiesta
Valutare allineatori
Chi riguarda la richiesta
Figlia, 11 anni
Sede
Bologna
Disponibilità
Pomeriggio
Urgenza indicata
Da valutare
Non urgente
Il form raccoglie informazioni pratiche. Le valutazioni cliniche restano allo studio.
Prepara briefing staff
Motivo
Valutare allineatori
Sede
Bologna
Scheda staff
Priorità, riepilogo, prossimo passo
Il punto critico
Molte richieste non arrivano già pronte per essere gestite.
Un paziente scrive con un dubbio, ma spesso la richiesta resta sparsa tra WhatsApp, sito, social, email o campagne. Mancano motivo, urgenza, sede, disponibilità, recapito e contesto minimo.
100 richieste x 5 minuti
sono circa 8 ore al mese spese solo a ricostruire informazioni base.
Costi e tempi“Mi manca un dente, vorrei capire tempi e costi.”
Contesto del paziente“Mia figlia ha 11 anni, gli allineatori possono andare bene?”
Domande sul servizio“Vorrei fare lo sbiancamento, quanto dura?”
Prenotazione incompleta“Vorrei prenotare una prima visita, ma ho qualche domanda.”
La soluzione
Un briefing leggibile, prima della telefonata o della risposta.
Il sistema raccoglie prima le informazioni utili e le organizza in un formato pratico per lo staff: nome, telefono, tipo richiesta, urgenza, disponibilità, canale di provenienza e riepilogo ordinato.
Il flusso viene poi personalizzato sulla clinica: servizi prioritari, sedi, tono di voce, domande da evitare, regole interne e modalità di ricontatto.
- Motivo della richiesta
- Sede e disponibilità
- Priorità operativa
- Domande consigliate allo staff
- Canale di provenienza e stato
- Valore commerciale indicativo
Perché vale il prezzo
Il primo ritorno è nel tempo che la segreteria smette di perdere.
Il sistema raccoglie le informazioni prima: nome, telefono, tipo richiesta, urgenza, disponibilità, canale di provenienza e riepilogo ordinato. Meno avanti e indietro, più richieste pronte da gestire.
Risparmio minimo stimato
120-160 euro/mese
Solo sul tempo operativo: 100 richieste al mese, 5 minuti evitati per richiesta, costo staff 15-20 euro/ora.
100
richieste/mese
x
5
minuti persi
=
8 ore
recuperate al mese
Se lo staff risponde con più contesto e meno ritardo, meno persone spariscono prima della visita.
Anche 3 appuntamenti in più al mese possono cambiare il risultato.Per allineatori, implantologia, estetica, protesi e igiene ricorrente, anche un paziente in più può valere molto più del risparmio orario.
Il valore vero è il mancato fatturato recuperato.
La clinica non guadagna perché risponde alle chat.
Guadagna quando una richiesta diventa contatto qualificato, appuntamento e poi paziente.
Come funziona
Sei passaggi semplici, senza trasformarlo in un gestionale.
Il paziente apre il flusso
Da sito, WhatsApp o una pagina collegata allo studio.
Domande calibrate
Il linguaggio resta semplice e non tecnico, ma viene adattato ai servizi e al modo di lavorare dello studio.
Contesto dello studio
Le domande tengono conto di sedi, priorità, servizi trattati e informazioni davvero utili allo staff.
Briefing operativo
Lo staff legge subito cosa è chiaro, cosa manca, che priorità dare e quali domande fare.
Email allo staff
Il briefing arriva nel canale operativo scelto per la gestione iniziale.
Storico nel pannello
Le richieste restano consultabili con stato, riepilogo e note interne.
Prova interattiva
Compila una richiesta come farebbe un paziente.
Il percorso parte da poche informazioni iniziali, poi chiede solo i dettagli utili per preparare un briefing staff più completo e personalizzato.
Nota prudente
Il flusso non valuta il caso, non suggerisce terapie e non sostituisce il contatto con lo studio.
Esempio di briefing staff
Non solo dati: anche priorità, buchi informativi e domande da fare.
Briefing operativo
Valutare allineatori
Nuova
- Paziente
- figlia, 11 anni
- Dubbio principale
- evitare apparecchio metallico
- Sede preferita
- Bologna
- Disponibilità
- pomeriggio
- Prossimo passo
- prima visita / valutazione
- Priorità operativa
- media, da confermare in richiamata
- Da chiarire
- eventuale visita precedente, documenti disponibili, obiettivo principale
- Domande consigliate
- Che risultato si aspetta? Ha già fatto una visita? Ha documenti da portare?
Pannello richieste incluso
Uno storico semplice per non perdere il filo.
Oltre all'email, ogni richiesta può essere salvata in un pannello semplice. Serve per vedere storico, richieste non gestite, priorità rosse, canale di provenienza, briefing, note interne e appuntamenti fissati.
Può diventare anche una base per follow-up ordinati e report mensili: quali canali portano richieste, quali trattamenti interessano di più e quali contatti restano aperti.
In questa vista pubblica i dati personali sono censurati. Nel pannello operativo protetto lo studio vede i dettagli completi necessari per ricontattare la persona.
Pannello richieste
Totali
0
Nuove
0
Rosse
0
Contattate
0
Appuntamenti fissati
0
Data
Nome
Priorita
Tipo richiesta
Telefono
Stato
Azioni
Caricamento richieste...
Dal caos al flusso
WhatsApp, sito, social e campagne entrano nello stesso processo.
Non sostituisce il gestionale: lavora prima, nel momento in cui il contatto è ancora grezzo e facile da perdere.
CanaliSito, WhatsApp, social, ads
SistemaDomande base, contesto, priorità
DashboardStato, storico, ricerca, KPI
Follow-upNote, ricontatti, richieste aperte
StaffRichiamata più chiara
Non un flusso generico
Casistiche pensate per una segreteria odontoiatrica.
Ogni percorso resta breve, ma cambia in base alla richiesta: dolore, trauma, igiene, allineatori, impianti, sbiancamento, preventivi o spostamento appuntamento.
Dolore forte, gonfiore, trauma, febbre o sanguinamento diventano alert e passaggio rapido allo staff.
Allineatori, implantologia ed estetica arrivano con obiettivo, disponibilità e prossimo passo commerciale.
Igiene, controllo e prima visita vengono raccolte senza appesantire il paziente con domande inutili.
Limiti, privacy e controllo umano
Più ordine senza aumentare il rischio operativo.
La clinica non deve sembrare improvvisata: pochi dati, ruoli chiari, passaggio umano e documenti prima del go-live rendono il sistema più affidabile per titolare, staff e pazienti.
Per la clinica
Controllo
Lo staff sa cosa è stato raccolto, cosa manca, chi deve richiamare e quali richieste sono più delicate.
Per il paziente
Chiarezza
Il modulo raccoglie la richiesta e chiarisce che sarà la clinica a gestire il contatto.
Per il titolare
Meno improvvisazione
Accessi, conservazione, cancellazione, export e procedure vengono definiti prima dell'uso reale.
Nome, telefono ed email servono allo staff. Il flusso raccoglie solo le informazioni utili al ricontatto e alla gestione iniziale.
Dolore forte, gonfiore, trauma, febbre, sanguinamento o difficolta a respirare/deglutire diventano alert rossi.
Richieste esplicite di contatto, urgenze e parole critiche vengono passate allo staff senza risposte cliniche automatiche.
Privacy policy, termini, subfornitori, tempi di conservazione e ruoli vanno completati con la clinica prima dell'uso reale.
Priorità, alert e passaggi allo staff seguono regole verificabili e modificabili in base al modo di lavorare della clinica.
Accessi controllati, ruoli, backup, log, export e cancellazione dati vanno definiti prima dell'uso operativo.
Offerta lancio
Sistema completo con dashboard, consegnato alla clinica.
Realizzazione, configurazione e consegna di un sistema per raccogliere, pre-qualificare e organizzare le richieste pazienti, con dashboard operativa, briefing per la segreteria, documentazione e formazione finale.
Pensato per cliniche che vogliono partire ordinate senza assumere una persona in più o perdere richieste da sito, WhatsApp e campagne.
Valore normale 1.490-1.790 euro
Scade il 15 luglio 2026
990 euro una tantum
Nessun mensile obbligatorio. Dopo la consegna la clinica riceve accessi amministratore, documentazione e 14 giorni di verifica per correggere eventuali malfunzionamenti della configurazione consegnata.
- Analisi del processo di primo contatto
- Flussi per prime visite, urgenze, igiene, ortodonzia, implantologia e sbiancamento
- Prompt e logiche di classificazione richieste
- Dashboard operativa con stati, note, priorità e briefing
- Test funzionali, documentazione e formazione staff
- Consegna accessi amministratore alla clinica
WhatsApp è un canale. Questo mette ordine prima che la chat diventi lavoro manuale.
Non la sostituisce: le fa arrivare richieste più complete e prioritarie.
Il gestionale parte dopo. Qui si lavora sul primo contatto, quando il lead va qualificato.
Se manca la base
Serve anche una pagina che porti richieste chiare?
Se il sito attuale non spiega bene i servizi o non porta contatti ordinati, posso preparare anche una pagina essenziale collegata al flusso: mobile, WhatsApp, form e testi pensati per far arrivare richieste più complete.
Mobile prima
Pagina leggibile e veloce da telefono.
Contatto diretto
Form e WhatsApp collegati al percorso.
Testi più chiari
Servizi spiegati senza confondere il paziente.
Prossimo passo
Blocca l'offerta entro il 15 luglio.
Scrivimi e ti rispondo con i prossimi passaggi: cosa mi serve dalla clinica, tempi di setup, consegna accessi e collegamento ai canali che usate già.